Личный помошник. (служащий, специалист)

Требования к позиции личного помощника руководителя варьируются в зависимости от отраслевой специфики и особенности компании. От сотрудника требуются хорошие административные, технические, организационные умения и навыки. Личный помощник оказывает поддержку руководителю по всем направлениям его деятельности и может располагать информацией конфиденциального характера.
Если личный помощник работает в крупной российской или международной компании, он должен свободно владеть английским языком.

Должностные обязанности

• Ведение деловой корреспонденции.
• Ведение документации и составление баз данных с использованием офисных программ.
• Ведение дневника руководителя.
• Организация деловых встреч.
• Выполние всех функций секретаря на телефоне.

Офис - менеджер (служащий среднего звена) Должностные обязанности:

• Планирование и координирование деятельности офисных служб - прием посетителей.
• Обеспечение выполнения корпоративных правил и норм.
• Планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы.
• Анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы и т.д.
• Проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой.
• Проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования.
• Выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования.
• Управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе.
• Контроль ведения инвентаризационных книг на офисную мебель и офисное оборудование.
• Организация проезда и бронирование номеров в отелях и гостиницах.
• Выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль.
• Также возможно исполнение других контрольных функций, включающих подбор персонала, оценку работы сотрудников, подготовку и обучение подчиненных, поощрение и продвижение по должности сотрудников, увеличение жалования, прекращение контрактов, меры дисциплинарного воздействия и др.

Административный менеджер (служащий руководящего звена) Должностные обязанности:

• Планирование и координирование деятельности административных служб; обеспечение работы офиса, печати документов.
• Контроль над получением и отправлением информации, закупка необходимых материалов.
• Курирование вопросов безопасности и вопросов, связанных с обеспечением питания сотрудников.
• Разработка, документирование и внедрение методов и процедур работы.
• Совместная работа с отделами по работе с клиентами, а также с менеджментом компании по вопросам реализации корпоративных программ.
• Осуществление контроля за работой административных служб, методиками работы, а также за службами по продаже.
• Выполнение типовых управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль.
• Также возможно исполнение контрольных функций, включающих подбор персонала, оценку работы сотрудников, подготовку и обучение подчиненных, поощрение и продвижение по должности сотрудников, увеличение жалования/содержания, прекращение контрактов, меры дисциплинарного воздействия и др.

Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Слово «логистика », изначально являвшееся математическим термином, в современном обществе приняло новое значение и используется для определения процесса рациональной организации доставки товаров и услуг. До недавнего времени в этом смысле оно применялось только в экономической теории, но сегодня стало очень распространенным и даже модным.

Логистика – часть экономической науки и область бизнеса, которая помогает оптимизировать процесс обращения продукции, услуг и товаров между производителями и потребителями. В условиях превышения предложения над спросом во многих сферах единственный способ остаться на рынке – оптимизировать складские и транспортные расходы, рационализировать процесс производства, сбыта и сервиса предприятий. Именно этим и занимается логистика . Основная цель логистики, описанная выше, разделяется на множество задач: в процессе оптимизации выбирается вид транспортного средства; определяются маршруты; организовываются транспортировка, упаковка грузов, маркировка ; производится управление запасами; формируются сборные заказы и так далее. Логистика включает в себя также управление таможенными услугами. Такое обширное поле деятельности позволило разделить эту теорию на несколько видов. Понятие «логистика » включает в себя следующие направления: транспортная, информационная, логистика снабжения и запасов, складирования и сбыта. Каждое занимается оптимизацией расходов в соответствующей сфере. Так, логистика запасов предполагает учет продукции на складах и контроль за состоянием запасов. Транспортная доводит до совершенства процесс доставки грузов при помощи выбора наилучшего маршрута, подходящего транспорта, профессионального водителя. Логистика снабжения обеспечивает оптимальное хранение и доставку сырья, информационная – эффективно распределяет потоки информации.Различные компании выбирают для себя разные логистические системы в зависимости от специфики деятельности. Некоторым достаточно работать с базами данных, чтобы оптимизировать расходы, другие предприятия пользуются системами, направленными на складскую или снабженческую деятельность. Важно, чтобы каждая система обеспечивала выполнение основных задач и включала в себя все необходимые для осуществления успешной деятельности компании виды логистики.

Административный персонал - понятие обобщенное, разными работодателями воспринимаемое по-своему. Для одних это не более чем вспомогательный персонал, а для других - единственная возможность содержать офис в порядке, даже в таких мелочах, как наличие бумаги в принтере. Более того, административные сотрудники будут востребованы всегда, независимо от каких-либо обстоятельств. Но, конечно, количество таких специалистов будет зависеть исключительно от размеров предприятия и его сферы деятельности.

Наиболее востребованными в Белгороде административными сотрудниками являются: секретарь, оператор ПК и администратор.

Секретарь на ресепшн (офис-менеджер)

Как правило, должность секретаря или офис-менеджера ориентирована на молодых девушек, начинающих карьеру или являющихся студентками. В тоже время, к соискателю на должность секретаря могут предъявляться довольно высокие требования, например, знание иностранного языка, что влияет на уровень заработной платы.

Секретарь

Является незаменимым человеком в любой компании, от которого напрямую зависит бесперебойная работа всего офиса. В обязанности данного административного работника входит:

• Прием входящих звонков и распределение их внутри офиса;
• Административная поддержка нормальной жизнедеятельности офиса, что подразумевает под собой закупку расходных материалов, канцелярии и продуктов;
• Проведение различных тендеров среди подрядчиков (переезд или, например, закупка офисной мебели);
• Взаимодействие со сторонними курьерскими службами (доставка почты, воды и пр.).

Данная работа предполагает определенное количество нюансов. Так, например, секретарь должен держать в голове довольно много разнообразной информации и помнить про все поступающие к нему сообщения, которые требуется передать тем или иным сотрудникам. Секретарь, помимо этого, должен уметь выполнять одновременно несколько поручений, причем, для разных людей.

Оператор ПК

Во многих областях сегодня оператор ПК является востребованным административным сотрудником. Зачастую на эту должность претендуют женщины, причем, каких-либо ограничений по возрасту нет, но, учитывая невысокие требования и относительно низкую заработную плату, соискателями являются молодые девушки без опыта работы.

Многие работодатели не требует наличия высшего образования и каких-либо особых навыков при приеме на данную должность. Зачастую работодатели предлагают для соискателя обучение в процессе работы, что может быть связано со спецификой работы и особенностями компьютерной программы. В то же время, для оператора ПК не последнюю роль играет наличие таких качеств, как внимательность, грамотность и усидчивость.

Администратор

Практически в любой сфере услуг есть потребность в администраторе, который непосредственно отвечает за запись и последующий прием посетителей. Помимо этого, администратор занимается ведением расчетов с клиентами, закупками необходимых материалов для работы, информированием посетителей об изменениях, проводимых акциях и т.п.

Довольно часто на эту должность претендуют женщины, от которых работодатель требует, прежде всего, аккуратности, ответственности и внимательности. Также администратор должен отличаться корректностью, тактичностью и быть приятным в общении с клиентами.

К административному персоналу также относятся: диспетчер, помощник руководителя, завхоз, архивариус и т.д. К большинству из них работодатель не предъявляет высоких требований, поскольку ни одна из них не требует наличия высшего образования и серьезного опыта работы (исключения, безусловно, есть), но и заработная плата, как правило, не является пределом мечтаний. В то же время, для многих молодых людей это может стать отличным стартом для будущей карьеры.

Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).

На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.

В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.

Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.

I. Общие положения

1. Административный помощник относится к категории специалистов.

сфере бизнеса.

3. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

II. Должностные обязанности

Административный помощник:

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права

Административный помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.