19.07.2018
Данный способ настройки даты запрета изменения данных можно использовать в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии .
Довольно часто при реальной работе с учетной программой требуется установить запрет на запись новых документов задним числом, внесение изменений в существующие документы или исправлении каких-либо других данных ранее определенной даты. Такая возможность особенно актуальна, если в программе кроме бухгалтера работают другие пользователи, отчетность уже сдана и не допустимо, чтобы без ведома бухгалтера задним числом вносились какие-либо изменения в данные бухгалтерского учета закрытого периода.
Полезные статьи:
Чтобы никто из других пользователей, имеющих доступ к программе, по недомыслию, незнанию или случайно не мог изменить документы закрытых периодов в типовой конфигурации "1С Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предусмотрен гибкий механизм запрета изменения данных задним числом. который позволяет:
Теперь давайте рассмотрим возможности настройки даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии на конкретных примерах.
Пример 1 (Простой)
Исходные данные:
Первым делом необходимо включить саму возможность установки даты запрета изменений. Для этого в разделе "Администрирование" главного меню надо выбрать пункт "Настройка пользователей и прав".
В подразделе "Даты запрета изменения" установить флаг "Запрет изменения данных прошлых периодов".
В самом верху формы есть кнопки выбора варианта настройки Даты запрета изменения данных:
В данном примере мы настраиваем общую дату для всех пользователей, поэтому выбираем "Для всех пользователей".
В поле "Дата запрета" можно дату вручную с клавиатуры или вызвать окно стандартного календаря и выбрать дату мышкой.
Если вас устраивает вариант с ручным указанием абсолютного значения даты запрета, то настройка выполнена и дополнительно сохранять настройки не требуется.
Если же требуется настройка относительного значения даты, которая будет автоматически переноситься программой с учетом текущей даты, то необходимо нажать гиперссылку "Больше возможностей >>".
После этого в поле "Дата запрета" можно будет выбрать один из вариантов:
Кроме этого для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) можно установить количество дней "отсрочки" до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено. Для этого необходимо включить флаг "Разрешить изменение данных до даты запрета" и задать количество дней "отсрочки", в нашем примере - в течение 3 дней после окончания месяца пользователи еще смогут сохранять документы задним числом, перепроводить и вносить изменения в данные предыдущего месяца. После трех дней период будет закрыт автоматически.
Пример 2.
Исходные данные:
Как и в первом примере сначала необходимо включить возможность установки даты запрета изменений: "Администрирование" > "Настройка пользователей и прав". Установить флаг "Даты запрета изменения".
В подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" оставляем значение "Общая дата".
Выбираем режим настройки даты запрета редактирования данных "По пользователям".
Над таблицей нажимаем кнопку "Подобрать".
В открывшемся списке пользователей выбираем того, для кого будем настраивать дату запрета редактирования.
Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 3 дня). В результате данный пользователь сможет создавать и изменять документы с датой предыдущего месяца только в течение первых 3-х дней следующего месяца. После этого предыдущий месяц для данного пользователя будет закрыт автоматически. Аналогично можно настроить дату запрета для остальных пользователей также индивидуально или сразу всем вместе, используя элемент <Для всех пользователей> в списке настроек, которые будут использоваться для всех остальных пользователей, кроме тех, которые указаны в списке.
Пример 3.
Исходные данные:
Выбираем пользователя, для которого будет производится настройка, точно также как в предыдущем примере, а вот в подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" выбираем значение "По разделам и объектам".
В окне настройки по списком пользователей появится еще одна таблица со списком разделов и объектов.
Выделяем раздел "Бухгалтерский учет" и нажимаем кнопку "Подобрать".
Откроется список организаций, учет которых ведется в данной информационной базе (в нашем примере ООО "Аналитик" и ИП Попов В.И.). Выбираем организацию, которую будем настраивать первой.
Она будет добавлена в список объектов. В строке этой организации выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".
Так как данному пользователю необходимо полностью запретить возможность выписывать или редактировать документы задним числом от имени ООО, то выбираем вариант "Предыдущий день".
В списке объектов снова нажимаем "Подобрать" и выбираем теперь ИП.
В строке ИП выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".
В поле "Дата запрета:" выбираем значение "Конец предыдущего квартала".
Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 10 дней).
Как видите типовая конфигурация "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предоставляет гибкие возможности настроить даты запрета изменений для разных организаций и пользователей и совсем не сложно сделать все настройки самостоятельно без помощи программистов и изменения типовой конфигурации.
Если все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на нее на ваших любимых форумах))).
Компания "Онлайн", 2018
www.сайт
Дата запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии настройка запрета редактирования документов закрытого квартала в 1С:Бухгалтерии, Индивидуальная настройка даты запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии для каждого пользователя, Как настроить запрет редактирования документов предыдущего квартала в 1С:Бухгалтерии, Как настраивать дату запрета редактирования индивидуально для каждого пользователя 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии установка запрета редактирования данных закрытого периода в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии настроить дату запрета изменения данных, Как в 1С:Бухгалтерии устанавливать дату запрета редактирования отдельно для каждой организации, Как установить запрет редактирования документов предыдущего года в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии установка запрета редактирования данных закрытого месяца, Настройка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии 8.3, Как установить запрет редактирования документов закрытого периода в 1С:Бухгалтерии, Где настраивается дата запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии настраивается запрет редактирования данных закрытого периода, Как настраивать дату запрета изменения данных индивидуально для каждого пользователя 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии включить запрет на редактирование документов предыдущих периодов, Как в 1С:Бухгалтерии настроить запрет редактирования документов закрытого квартала в 1С:Бухгалтерии, Как настраивается запрет на редактирование документов закрытых периодов в 1С:Бухгалтерии, Как настраивать дату запрета редактирования отдельно для каждой организации в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии включить запрет редактирования документов закрытого месяца в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии закрыть период, Как в 1С настроить запрет редактирования предыдущего месяца, Где в 1С:Бухгалтерии запрет редактирования данных закрытого периода, Установка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии, Индивидуальная настройка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии для каждого пользователя
Дата запрета редактирования данных — функционал программы 1С 8.3 БП, позволяющий ограничить ввод и изменение документов на определенный период времени. Говоря на языке бухгалтеров, необходимо «закрыть период в 1С». Запрет можно устанавливать даже для конкретных пользователей и организаций в базе данных, чтобы никто не мог внести изменения.
Инструкция актуальна как для 1С Бухгалтерии, так и для других программ, созданных на базе Библиотеки стандартных подсистем (Управление торговлей 11, ERP 2.0, 1С ЗУП 3.0, 1С УНФ и так далее).
Где найти дату запрета редактирования в 1С 8.3? Данная функция расположена на вкладке «Администрирование», в разделе «Поддержка и обслуживание»:
Если у вас еще не включена в 1С 8.3 дата запрета редактирования, то установите необходимый флаг:
Для начала необходимо определиться, будем ли мы разграничивать права на изменение по пользователям или будем использовать дату для всех:
Для примера выберем вариант «По пользователям». Теперь стало возможно указание индивидуальной настройки для каждого из сотрудников.
Пример: для сотрудников «Сергеев» и «Иванова»нужно настроить дату редактирования 01.01.2016, а для остальных — 03.01.2016.
Чтобы организовать такой вариант, необходимо:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
А теперь усложним задачу. Для пользователя «Иванова» нужно поставить ограничение на изменение данных организации «Конфетпром», как у остальных пользователей, на 01.03.2016.
Выделяем в списке сотрудника и в нижней части экрана устанавливаем переключатель «Способ указания даты запрета» в положение «По объектам»:
Появится меню настройки даты редактирования по организациям. Добавляем с помощью «Подобрать» в таблицу нужную организацию и прописываем дату запрета:
Описанный выше способ не всегда удобен: он требует постоянного администрирования. То есть каждый месяц/квартал/год дату нужно будет устанавливать вручную.
В 1С есть способ упрощения — установка «динамической» даты запрета. То есть программу можно настроить так, что система автоматически будет «передвигать» дату запрета. Пример — на конец года, месяца, квартала, недели, дня.
Настроить это нетрудно. Как вы, наверное, заметили, во всех настройках выше есть поле «Дата запрета». Как раз оно и отвечает за данную настройку.
Общая дата для всех пользователей:
Или же индивидуальная настройка:
Затронем также тему запрета загрузки данных в программу 1С 8.3. Бывает, что случаются очень неприятные ситуации, когда из управленческой базы (например, УТ) в бухгалтерскую 1С поступают какие-либо данные в закрытом периоде.
Зачастую в учетных программах необходимо запретить вносить изменения в старые документы. Например, после того, как отчетность уже была сдана. Человеческий фактор играет огромную роль при работе с любой учетной программой. Чтобы сотрудник по незнанию, либо случайности не внес изменения в такие документы, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предусмотрен механизм дат закрытия периодов.
Где в 1С 8.3 найти дату запрета? В меню «Администрирование» выберите пункт «Поддержка и обслуживание» (при наличии соответствующих прав).
В подразделе «Регламентные операции» установите флаг на пункте «Даты запрета изменения». Правее у вас появится возможность перейти к ее настройке.
После перехода по появившейся гиперссылке к настройке, откроется соответствующая форма. Сперва необходимо указать, устанавливается ли дата запрета для всех пользователей, либо только на определенных. Эти два способа отличаются лишь тем, что во втором случае будет необходимо указать перечень пользователей или групп пользователей, к которым этот запрет будет применен.
Если выбран тип настройки «По пользователям», даты запрета настраиваются для каждого пользователя, либо группы пользователей. Для этого необходимо выбрать соответствующую строку и указать значение в поле «Дата запрета».
В программе 1С Бухгалтрия 3.0 есть возможность разграничить дату запрета в разрезе организаций. Данный способ актуален, когда в программе ведется учет сразу нескольких организаций.
В нижней части формы в разделе «Другие способы указания даты запрета» выберите пункт выпадающего списка «По объектам». В появившейся табличной части указываются те организации, на редактирование данных по которым нужно наложить запрет. Для каждой организации указывается своя дата.
Если данная настройка производится не для всех пользователей, то для каждого указывается свой перечень организаций и дат. Допустимо одному пользователю устанавливать способ «По объектам», а другому общую дату.
В том случае, когда дата запрета общая как по пользователям, так и по организациям, настройка будет выглядеть, как на рисунке ниже.
Жесткая установка даты запрета зачастую неудобна, так как требует постоянного отслеживания актуальности и изменения. Нет никаких гарантий, что в следующий раз она будет установлена вовремя.
Во избежание ошибок и неприятных ситуаций в дальнейшем рекомендуется устанавливать «Конец прошлого года/ квартала /месяца/недели», либо «Прошлый день». Такой способ настройки будет автоматически переставлять дату запрета.
В том случае, когда у вас настроена синхронизация с другими базами 1С и в прошлые периоды могут попасть нежелательные данные, воспользуйтесь настройкой даты запрета загрузки данных.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Синхронизация данных».
При включенной синхронизации данных вам будет доступен флажок «Дата запрета загрузки». Установите его и по появившейся гиперссылке перейдите к настройке.
Настройка даты запрета загрузки производится аналогично настройке даты запрета редактирования данных. Их отличие заключается в том, что здесь вместо разграничения по пользователям доступно разделение по информационным базам, с которыми производится синхронизация.
Возможность работы с «Датой запрета изменений» включается в разделе Администрирование – Поддержка и обслуживание, установкой галочки в поле Дата запрета изменений:
«Дата включения изменений» – это константа, дающая сигнал программе 1С при работе с данными базы анализировать регистр сведений «Дата запрета изменения (загрузки) данных».
Этот регистр общий для дат запретов по изменению объектов базы 1С и загрузки данных при синхронизации:
Пока дата запрета не настроена, регистр – пуст, то программа 1С не препятствует изменению данных в базе. Это может вызывать неудобство при работе в программе 1С.
Работать с датой запрета изменений могут только пользователи 1С, имеющие:
Настраивать «Дату запрета изменений» в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 можно через раздел Администрирование – Поддержка и обслуживание – Настроить:
В 1С 8.3 применяются следующие варианты установки даты запрета изменений:
При выборе этой настройки действуют одинаковые правила для всех работающих в базе 1С. Устанавливаем «Общую дату». Это удобно делать после того, как месяц проверен, закрыт и по нему сформирована отчетность.
При ручном изменении «Даты запрета изменений» выбирается произвольная дата и осуществляется ручной ввод даты ответственным пользователем 1С:
В нашем примере при такой настройке никто из пользователей 1С не сможет изменить данные по 31 марта 2016 года. Ответственный пользователь 1С, с необходимыми , входит в настройку и меняет дату запрета изменений после закрытия периода.
Автоматическое изменение “даты запрета изменения” данных применяется к периодам:
Для примера установим дату запрета на конец прошлого месяца:
Автоматическое выставление даты запрета выполняется специальной регламентной операцией. Проверить выполнение этой задачи можно из раздела Администрирование – Поддержка и Обслуживание – Регламентные операции:
Введем регламентную операцию для автоматического расчета даты запрета изменений и настроим расписания по его выполнению: кн. Еще – Добавить – Заполнение данных для ограничения доступа:
Настраиваем расписание выполнения регламентного задания, например, 1 раз в день, ежедневно, с 01-04-2014. Настройка расписания – закладка Общие:
Настройка расписания – закладка Дневное:
Настройка расписания – закладка Недельное:
Настройка расписания – закладка Месячное:
Итоговая настройка:
В выполняемых регламентных заданиях появилось новое задание “Заполнение данных для ограничения доступа”:
Проверим выполнение регламентного задания, запустив его на выполнение по кн. Выполнить сейчас – задание успешно выполнено:
Теперь в 1С 8.3 автоматически ежедневно будет проверяться и в конце месяца изменяться дата запрета редактирования.
Для примера сделаем настройки для автоматического изменения “Даты запрета”, где не только будет в конце месяца автоматически выставляться дата запрета изменения, но и по заданным настройкам программа 1С будет давать возможность вносить правки заданное число дней, после наступления события даты запрета изменений.
Это удобно, поскольку документы иногда запаздывают и вносятся в базу данных 1С после завершения месяца еще какое-то время. Это время необходимо пользователям 1С для проведения всех регламентных операций. Поэтому бухгалтерам можно предоставить возможность работать, например в течение недели после наступления конца месяца и редактировать данные за прошлый месяц.
Выглядеть это будет так:
При наличии нескольких организаций, в базе данных 1С можно выставить дату запрета редактирования по каждой организации отдельно. Для этого включается настройка «Способ указания даты запрета – по объектам»:
По кнопке Подобрать вводим соответствующие настройки в программу 1С и осуществляем подбор организаций для индивидуальных настроек даты запрета:
Вот как может выглядеть настройка по организациям в результате:
Выбираем в поле «Установка даты запрета» – По пользователям:
Рассмотрим уже на основе разобранных выше настроек, какие тут возможны варианты установки даты запрета редактирования.
Для разных пользователей указывается “Общая дата” и выставляется вручную ответственным пользователем 1С:
Общая дата запрета для разных пользователей 1С, выставляется автоматически регламентной задачей на конец месяца. При этом, есть возможность изменять данные в базе 1С после наступления даты запрета. Например, установим 5 дней:
В программе 1С есть возможность настроить отдельную дату запрета по каждому пользователю:
Для некоторых пользователей 1С даты запрета вводятся по организациям, с которыми они работают. Например, сделаем настройку для пользователя Любимова В.Ю. по организациям:
Итак, мы очень подробно рассмотрели настройки даты запрета в конфигурации Бухгалтерия 3.0 через раздел Администрирования. Все внесенные настройки сохранились в регистре сведений «Дата запрета изменения (загрузки) данных»:
Мы всегда можем распечатать отчет по установленным настройкам запрета изменений данных в программе 1С по кнопке Отчет :
Формируется печатная форма отчета по настройкам даты запрета изменения данных:
Возможность работы с «Датой запрета загрузки» включается при настройке “Синхронизации данных” в разделе Администрирование и установкой галочки в поле «Дата запрета изменений»:
Настройка полностью идентична рассмотренной выше настройке даты запрета изменений:
Как мы видим, дата запрета изменений может:
Настройка даты запрета для всех информационных баз 1С с учетом выше рассмотренного механизма настройки может выглядеть так:
После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».
Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.
Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:
Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.
В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:
Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?
Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.
Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).
Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:
Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.
Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.
Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.
Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:
Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.
Часто встречаемые ошибки:
Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.
При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:
При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.
Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.
В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».
Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:
Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.
Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.
