Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.
Приложение пакета Microsoft Office – Access – служит для работы с базами данных
Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.
Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.
Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы , пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.
Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:
Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.
Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.
Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.
Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.
При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.
Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.
Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.
Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.
Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».
Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:
Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса . Следуйте инструкциям.
Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.
Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.
Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.
Благодаря применению форм , пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.
Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».
Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.
Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:
В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.
Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
Итак, выполните следующее:
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.
Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.
SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.
В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:
А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;
а результирующая таблица примет следующий вид:
Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:
CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.
Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX , где вы найдете множество практических занимательных задачек.
Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!
Access 2010, не смотря на популярность и простоту в использовании, для большинства пользователей остается тайной за семью печатями. Эта программа, изданная впервые в 1992 году для Windows 3.0, вошла в пакет Microsoft Office и широко распространилась благодаря удобному юзабилити и возможности написания приложений на базе самого Access для работы со сложными базами данных.
Хотя при первом столкновении с Microsoft Access 2010 кажется, будто такой программой пользуются лишь продвинутые пользователи, компьютерщики и программисты, на практике она может значительно упростить жизнь любому работающему человеку.
Чтобы понять смысл использования Access, достаточно представить себе простой блокнот, в котором ведется таблица с перечнем произведенных работ, их датировки, стоимости и результатов. Такой блокнот можно вести и вручную, даже если имеется несколько видов работ по различным расценкам. В таком случае итоги подбиваются с помощью простого калькулятора.
Запустите программу установки нажмите «Настройка»
Пометьте в списке не устанавливать все кроме Access и средства Office
Нажмите установить, дождитесь выполнения установки.
Но что делать, если подсчеты нужно производить сразу для десятка рабочих, выполняющих по 2-3 вида работ? За целый месяц может накопиться около сотни разнообразных таблиц, итоги по которым придется пересчитывать регулярно. Одна единственная таблица с подвязанными данными рабочих, видами работ, их стоимостью и любой другой необходимой информацией в Access способна заменить тысячи единичных табличек. Удобство состоит еще и в том, что редактирование данных в любой подвязанной базе будет произведено автоматически в главной таблице и везде, где упоминается измененная информация.
Даже если вы не владеете бизнесом, не считаете деньги и не организовываете чей-либо труд, эта программа поможет в ведении семейного бюджета, оплат коммунальных услуг, регистрации адресов и телефонных номеров, и т.п.
Access представляет собой реляционную систему управления базами данных, то есть набор средств для управления комплексом двухмерных таблиц. Для начала работы можно воспользоваться стандартным шаблоном: факультет, проекты маркетинга, задачи, контакты и другие.
Самое удобное – это возможность быстро получать необходимую информацию путем создания запросов, а сформированные из таблиц отчеты оптимизируют данные в удобном для распечатки виде. На практике оказывается очень полезной возможность создания веб-страниц с данными, доступными в сети Интернет. Это помогает скоординировать работу людей, работающих на дому в разных местах города или вовсе в разных городах.
Microsoft Access 2010 отлично приспособлен не только для домашней работы, но и для программирования баз данных с последующей демонстрацией результата заказчику. Полученные на его основе приложения, написанные на Visual Basic for Applications, помогают скоординировать даже довольно масштабные бухгалтерские расчеты, а возможность создания макросов делает эту работу еще более легкой.
Microsoft Access 2007 - одна из ранних сборок популярной системы управления базами данных от одного из ведущих мировых производителей ПО. На базе движка Access 2007 можно построить нормализованную, четко структурированную БД с добавленными в нее ключами, индексами и связями. Также программа располагает возможностью применения интерактивных отчетов, которые извлекают информацию из таблиц на основе заданной бизнес-логики и отображают ее пользователю без необходимости прописывать какие-либо дополнительные параметры и отношения. Отчеты могут содержать как статический текстовый контент, так и динамические поля, сформированные на основе вычислений или извлечения содержимого непосредственно из ячеек таблиц. Приложение Access 2007 поддерживает достаточно широкий набор типов данных, среди которых текстовые, числовые, денежные, фиксированные, экспоненциальные значения, а также дата и время, логические поля, вложения и гиперссылки. Благодаря встроенному мастеру запросов, вся процедура формирования SQL-запросов в Access 2007 полностью автоматизирована, что открывает дополнительные возможности при извлечении содержимого и выборке данных из БД.
В очередном издании проприетарного офисного инструмента были реализованы следующие усовершенствования и улучшения:
Если вы ищете стабильную, надежную официальную сборку программы с полной русской локализацией, на нашем веб-сайте вы можете скачать последнюю версию Access 2007, избежав предварительной регистрации и аутентификации на портале. Все ПО на портале распространяется на бесплатной основе, без функциональных ограничений.
Для быстрого и эффективного взаимодействия со средой СУБД, удостоверьтесь в том, что ваше рабочее устройство удовлетворяет приведенным ниже параметрам:
Сегодня любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от компании Microsoft входит уникальный редактор под названием Access. Что собой представляет данная программа и как работать с ней, мы сейчас и рассмотрим. В данной статье, конечно, будут приведены только основные вопросы работы программой. Полное описание всех возможностей данного приложения займет не одну страницу.
Access: что это такое?
Что же собой представляет программа Microsoft Access? Access – это полнофункциональная программа, которая предназначена для работы с базами данных любого типа. В основе данной программы используется модель динамического обмена данными с интернет-публикациями и другими приложениями. Данная программа предусматривает использование инструментов автоматизации обработки любого типа информации, представленной в структурированном виде. Помимо всего прочего, Access это еще и пакет программ, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX. Это существенно расширяет возможности программы в том плане, что она может использовать не только текстовые и табличные компоненты, но и объекты из интернета, и мультимедиа. Связи, устанавливаемые в приложении между базами данных (БД), дают возможность осуществлять точное отслеживание изменений в любой из них и автоматически корректировать параметры в других.
Access: основные направления использования приложения
Совершенно не удивительно, что в большинстве случаев Microsoft Access используется для полной автоматизации процессов анализа данных в бизнесе, бухгалтерии и так далее. Программа, благодаря своей универсальной структуре, может устранять появление так называемой избыточности данных, когда необходимо изменить какой-то параметр не путем ввода нового, а за счет корректирования старого, причем таким образом, чтобы данное изменение было отображено во всех связанных базах данных. На предприятии при помощи Access может вестись учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которые они вовлечены. Предположим, у поставщика меняются банковские реквизиты. Тогда достаточно будет изменить их в базе данных, и автоматическая корректировка коснется остальных баз данных. При этом будет осуществлена замена данных, а не ввод новой информации наряду с существующей. Это изменение будет касаться только связанных мероприятий. В некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию. Это же касается и складского учета. Предположим, какая-то группа товаров продается через соответствующее подразделение предприятия. Тогда товарные позиции будут автоматически списаны в базе данных товара, имеющегося в наличии на складе. Стоит отметить, что это только самые простые примеры. Приложение на самом деле имеет более широкие возможности.
Microsoft Access: структура
Если же говорить об удобстве работы, то оно может быть достигнуто благодаря наличию основных элементов, которые играют важную роль при анализе и обработке данных. К основным элементам можно отнести следующие:
Microsoft Access: связь с внешними базами данных и другими программами
Как уже должно быть понятно, Microsoft Access позволяет не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности программы таковы, что информация может быть импортирована из различных приложений, например, Paradox, FoxPro, Excel, Word итак далее. Данные для упрощения процедур можно не импортировать, а связывать, причем не только с данными программами, но и с источниками в интернете или сетевом окружении. Сам процесс связывания осуществляется на базе запросов по типу того, как работают базы данных SQL. Кстати программа Access их тоже поддерживает.
Как создать базы данных на основе шаблонов?
В программе Microsoft Access основным элементом является таблица. Данный компонент по внешнему виду очень похож на таблицы Excel, однако он имеет более широкие возможности. Да и принцип работы с данными элементами имеет свои отличительные особенности. Однако создать при запуске свою собственную базу данных довольно просто. Пользователю после появления приветственного окна предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура базы данных в форме таблицы. По-другому данное представление называется Backstage. Тут вы сможете найти и встроенные заготовки, которые понадобятся вам при выполнении конкретных задач. Если ни одна из представленных заготовок не соответствует требования пользователя, что маловероятно, можно обратиться к поиску на официальном ресурсе компании Microsoft. Когда нужный шаблон будет выбран, его нужно будет сохранить в виде файла, указав при этом имя и местоположение. Приложение после этого автоматически сформирует нужную табличную структуру.
Как создать базу данных с нуля?
В данном вопросе стоит учитывать ряд ограничений. Так, например, базы данных для настольных персональных компьютеров не поддерживают интернет-публикации. Веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих. После того как начальная таблица будет создана, можно будет переходить к внесению информации. Стоит обратить особое внимание на тот момент, что данные можно вносить исключительно в смежные строки и столбцы. Не стоит также добавлять между ними пустые ячейки, как это делается в приложении Excel.Важнейшим условием является то, что в каждом столбце должны содержаться данные только одного типа. Таким образом, если формат изначально предусматривает использование даты и времени, то введенная в столбце информация с вычислениями на основе экспоненты распознаваться не будет. По возможности нужно планировать таблицу именно в этом ракурсе. Чтобы упростить работу, можно использовать специальный режим конструктора.
Особенности импорта и связывания данных с другими источниками
Если говорить об импорте данных, то здесь программа Microsoft Access имеет практически неограниченные возможности. Главное условие заключается в том, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных, как это делается в Wordили Excel. Если импорт осуществляется, например, в текстовом варианте программы «Блокнот», то для создания подобной структуры можно использовать клавишу «Tab»(табулятор). Также имеется возможность использования списков Share Point и связывания данных для упрощения работы. Для этой цели на вкладке внешних данных, которая расположена в группе связывания и импорта, применяется специальная команда. Тут также предлагаются и уже готовые решения (Word, Excel итак далее). В случае выбора останется указать только расположение необходимого файла, место хранения в текущей базе данных, а затем подтвердить сделанный выбор.
Послесловие
Таким образом, выглядит приложение Access. На данный момент эта программа пользуется большой популярностью среди широкого круга пользователей, так как ее разработчики, старались объединить в ней возможности других программ данного типа. Это и позволило сделать данное приложение очень гибким в автоматизации большинства необходимых функций и настройке. Можно только добавить, что программа Microsoft Access представляет собой мощный программный продукт для обработки данных. Access позволяет с легкостью создавать базы данных и управлять ими. Данный программный продукт подходит как для небольших проектов, так и для крупного бизнеса. Access является прекрасным помощником для хранения информации различного рода.
